Oficinas virtuales

Conceptos

La definición de oficina virtual puede describirse como un lugar virtual e intangible donde se llevan a cabo tareas de negocios como si se tratase de una oficina física. Principalmente las oficinas virtuales van enfocadas a prestar servicios a los clientes, es decir que una oficina virtual puede ofrecer productos y servicios sin hacer uso de los medios tradicionales, lo cual puede llegar a ser mucho más eficiente, ya que los clientes pueden acceder a la información o servicios las 24 horas del día.

Beneficios de una oficina virtual

Los espacios de trabajo virtuales son el aliado perfecto para las pequeñas y medianas empresas que desean transmitir profesionalidad sin incurrir en grandes gastos. ¡Entérese de los beneficios de esta novedad tecnológica!

Las empresas cada vez apuestan más por la movilidad en la operación, esto trae diversas virtudes como la baja en los costos, igualmente, según con los datos de VMG Business Center, en 2017 la demanda de las oficinas virtuales aumentó un 22%. La mayoría de estos clientes fueron profesionales del área de consultoría. Se estima que para este 2018 la tendencia se mantenga y el servicio virtual se incremente entre un 20% y 25%.

“Este tipo de oficinas se han convertido en tendencia debido a la necesidad de las personas de conciliar la parte laboral con la presencia en la empresa sin tener que alquilar un espacio físico. Además, porque el rendimiento o producción del negocio no se verá afectado” afirmó Diana Rodríguez, gerente general de VMG Business Center.

La experta Rodríguez afirmó que existen distintos beneficios para las empresas a la hora de adoptar esta modalidad en el espacio de trabajo, a continuación una lista de cinco ventajas que comentó:

-       Reducción de costos: para Rodríguez el beneficio número uno de tener una oficina virtual es la reducción de costos. El precio de un espacio físico suele ser bastante alto, mientras que los servicios virtuales pueden ir desde los USD $90 mensuales, esto dependiendo de las necesidades que tenga la empresa.

-       Operación remota: el segundo punto a favor que tiene esta  modalidad es el soporte que brinda a las labores administrativas. Esto se debe a que el manejo de la empresa no necesitará de su presencia física, sino solamente de algún encargado que vigile las operaciones desde un dispositivo móvil o computadora.

-       Ahorro mobiliario: por otro lado, el ahorro es otro aspecto visible en las empresas que utilizan oficinas virtuales, aseguró Rodríguez. No incurrir en pagos a personal administrativo, compra de mobiliario y equipo, mantenimiento, entre otros, permite invertir dinero en otras prioridades de la compañía.

-       Domicilio empresarial: permite que la empresa tenga un número telefónico fijo y una dirección física para la recepción de documentos o paquetes. Esto le transmite al cliente la confianza de trabajar con una empresa profesional e innovadora en su funcionamiento.

-       Movilidad: el último aspecto que mencionó la experta es la movilidad. Contar con una oficina virtual le permite organizar sus traslados y horarios de labores diarias, para reunirse con clientes o proveedores, sin afectar el desarrollo diario de su empresa.

Ventajas y desventajas

Ventajas:

·        Menor costo de instalaciones. La compañía no tiene que contar con tanta capacidad de oficinas, debido a que algunos empleados  están trabajando en otro lado. Esto permite reducir los costos en alquiler y expansión de oficinas.

·        Menor costo de equipo. En lugar de proporcionar equipo de oficina a cada empleado, los trabajadores a distancia pueden compartir gran parte de equipo de forma similar como los usuarios  de una LAN comparten sus recursos.

·        Red formal de comunicaciones. Como los trabajadores a distancia deben mantenerse informados y recibir instrucciones específicas, deben prestar más atención a la red de comunicación. En la oficina tradicional mayor parte de la información se comunica a través de conversaciones casuales o por medio de la observación.

·        Menos interrupciones en el trabajo.Cuando existen fenómenos naturales o se colapsan los medios de transporte esto impide a los empleados trasladarse, por ejemplo desde su hogar hasta la oficina interrumpiendo así o paralizándose las actividades de la organización.

·        Contribución social. Permite a la empresa contratar a personas que de otra manera no tendrían oportunidad de trabajar. Las personas con discapacidad, los adultos mayores y los padres con hijos pequeños son los más beneficiados ya que pueden trabajar desde la comodidad de su hogar. 

Desventajas:

-       Sensación de aislamiento. Cuando los empleados no entran en contacto a diario con sus colegas, pierden la sensación de ser una parte importante en la organización. 

-       Temor a perder el trabajo. Puesto que el trabajo del empleado se realiza con independencia de la operación de la compañía, los empleados fácilmente pueden comenzar a sentir que no son indispensables y que son reemplazables por cualquier persona que pueda utilizar una computadora y un módem.

-       Decaimiento en el ánimo. La ausencia de retroalimentación positiva que se genera a través de una interacción a cara a cara con superiores o iguales. Otro factor es que los sueldos de los trabajadores a distancia suelen ser menores que los que trabajan en oficinas fijas.

-       Tensión familiar. Si hay tensiones en la casa el trabajador no puede escapar de ellas, aumentando así la tensión y no puede concentrarse en el trabajo.   

Qué tipos de empresas pueden tener una oficina virtual

Para nuevas empresas

Si eres un nuevo, una oficina virtual es ideal para ti. Proporciona un lugar de trabajo que está listo para arrancar su negocio y para que puedas continuar la construcción de éste sin tener que esperar a ponerse en marcha o esperar a encontrar los escritorios y otros muebles de oficina que necesitas. Es también un domicilio profesional que puede utilizar para su nuevo negocio, por lo que no tienes que dar tu domicilio o un apartado de correos.

El emprender un negocio se trata también acerca de la flexibilidad, es decir, poder trabajar desde casa u oficina a cualquier hora del día, de manera que es diferente de lo que se ha hecho antes. Una oficina virtual puede hacer todas esas cosas, además de que uno de los beneficios de la oficina virtual es que no pierdes dinero en un alquiler o en facturas de servicios públicos, o en la infraestructura tradicional, especialmente cuando se espera trabajar desde casa a menudo. Las oficinas virtuales también pueden crecer conforme crece su negocio, sin tener que buscar más espacio para los nuevos empleados o para obtener otros escritorios, computadoras, etc.

Comercio electrónico

En el 2006 se reportó que hay 1.3 millones de personas en los Estados Unidos generan sus ingresos mediante internet, actualmente no existe una estimación , sin embargo, si pensamos que desde hace siete años las personas siguen haciendo dinero de esta forma, quizá su incremento de ganancias aumentó.

Una oficina virtual puede facilitar un negocio mediante la adición de una mayor legitimidad en línea (con una dirección profesional y número de teléfono), y proporcionando un lugar para hacer el trabajo. Independientemente de si el negocio sólo en comercio electrónico, este tipo de legitimidad es importante, ya que hay demasiados sitios ilegítimos y empresas que podrían victimizar a sus clientes. Una oficina virtual puede demostrar que usted es diferente y los hace más cómodos.

Autónomos

Aunque los trabajadores independientes pueden fácilmente iniciar un negocio o un negocio de comercio electrónico, tal vez los escritores, diseñadores gráficos, programadores, etc podrían beneficiarse de una oficina virtual para impulsar su imagen profesional. Una oficina virtual es una indicación de que, como trabajador por cuenta propia, es profesional y competente, capaz de hacer un buen trabajo que se lo toma en serio.

Sin duda, una oficina virtual puede venir con mucho más de lo que puedes necesitar. No todo el mundo necesita la oficina físicamente, o un espacio de reunión, o una recepcionista, incluso los servicios de impresión y copiado. Afortunadamente, la mayoría de las oficinas virtuales vienen con diferentes opciones, por lo que si trabaja por su cuenta, puede encontrar una opción de oficina virtual que sólo incluya la dirección y el reenvío de correo o sólo la opción de alquilar el espacio cuando lo necesite. Los servicios de oficinas virtuales son diferentes para que se adapten a las necesidades de cada cliente. (Visita también: consejos de oficinas virtuales).

Una oficina virtual beneficia a muchos tipos de negocios en todas las industrias.

Las empresas grandes y globales utilizan ésta solución de oficina virtual para establecer las identidades de las sucursales.

Las medianas empresas utilizan la oficina virtual para centralizar y gestionar su empresa de correo entrante/saliente.

Las pequeñas empresas y la creación de empresas o negocios (como la gente de ventas o con múltiples oficinas) utilizan la oficina virtual para establecer sus negocios con el ajuste muy profesional para satisfacer e impresionar a los clientes.

Qué se entiende por el termino coworking

Es un estilo de trabajo que implica un lugar de trabajo compartido , a menudo una oficina y una actividad independiente. A diferencia de una oficina típica, esos coworkers generalmente no son empleados de la misma organización. Por lo general, es atractivo para profesionales que trabajan desde casa , contratistas independientes , científicos independientes o personas que viajan con frecuencia y que terminan trabajando en un relativo aislamiento. El coworking es una reunión social de un grupo de personas que aún trabajan de forma independiente, pero que comparten valores y que están interesados ​​en la sinergia que puede surgir del trabajo con personas que valoran trabajar en el mismo lugar una al lado de la otra.  Coworking ofrece una solución al problema del aislamiento que experimentan muchos autónomos mientras trabajan en casa, mientras que al mismo tiempo les permite escapar de las distracciones del hogar. Por lo general, cuesta dinero en forma de cuotas de membresía, aunque algunos espacios son gratuitos.