Sistemas de apoyo a las decisiones

Concepto

Una decisión es el resultado de un proceso por el cual se elige entre distintas alternativas. Un Sistema de Apoyo a las Decisiones (DSS por sus siglas en inglés Decision Support System), es un sistema informático que sustenta el proceso de toma de decisiones, lo cual implica la utilización de datos y modelos para la generación, la estimación, la evaluación y/o la comparación sistemática de alternativas, ayudando a los responsables de la toma de decisión a reunir inteligencia, generar opciones y tomar decisiones. Los DSS constituyen una herramienta para tomar decisiones válidas, con diferentes enfoques y en una amplia gama de actividades. Pueden emplearse para obtener información que revele los elementos destacados de los problemas y las relaciones entre ellos, así como para identificar, crear y comunicar cursos de acción disponibles y alternativas de decisión.

Funciones

Los DSS permiten analizar las variables de un negocio, lo cual ayuda el proceso de toma de decisiones de los directivos, los DSS son herramientas útiles en inteligencia empresarial. Dentro de las funciones que realiza un DSS encontramos:

1. Extracción y manipulación de información de una manera flexible.
2. Da soporte en el proceso en la toma de decisiones no estructuradas.
3. Permite la definición de la información que necesita y su combinación a criterio del usuario.
4. Incluye varias herramientas, como simulación, modelización, etc.
5. Permite la combinación de información de los sistemas de la empresa con los de otra empresa externa.

Los DSS tienen como objetivo principal ofrecer información para apoyar al usuario a la toma de decisiones oportunas, esto se puede desglosar en tres objetivos secundarios:

•         Aumentar la efectividad en la toma de decisiones del gerente.
•         Apoyar la toma de decisiones del gerente pero no reemplazarlo.
•         Mejorar la efectividad en la toma de decisiones de los directivos.

Características

Como se mencionaba anteriormente, a pesar de que para distintas personas, un DSS tenga diferentes significados, hay en común ciertas características que lo identifican. Turban, McLean y Wetherbe (2002) primeramente definen los componentes o subsistemas, estos se muestran en la siguiente figura.

Una vez visto los componentes, es necesario saber que el DSS trabaja con modelos, dentro de estos se encuentran:

•      Modelos de escala
•       Modelos análogos
•       Modelos matemáticos (son los más utilizados)
•       Simulación

No basta con utilizar un modelo para implementar el DSS, también es necesario seguir un proceso de toma de decisiones, el cual se mencionó anteriormente.

Otra de las cosas que es necesario también definir, es el tipo de análisis que se realizará, para esto hay dos opciones; What if y goal seek). El análisis what if es una característica importante de los DSS e indica que pasará con la solución si una variable de entrada es cambiada. Y por el otro lado el análisis goal seek calcula el valor de las entradas necesarias o qué es lo que se necesita para lograr un objetivo o una meta.

Ventajas y desventajas

Ventajas:

•     Una alta calidad en la toma de decisiones.
•        Mayor comunicación.
•     Reducción de costos.
•     Mayor productividad.
•     Ahorro de tiempo en la toma de decisiones.
•    Mayor satisfacción del cliente y los empleados.
•    Analizan y procesan grandes volúmenes de información, necesaria para la correcta toma de decisiones.
•    Rápido acceso a la información.
•  Algunos de estos sistemas ya vienen preparados para poner en marcha rápidamente sistemas integrados de medición de objetivos u otros indicadores clave, por áreas estratégicas o áreas de responsabilidad y su control a través de avisos que concentren la atención en los puntos débiles de la organización y permitan actuar directamente sobre ellos
•  Presentan a través de una interfaz amigable y de fácil manejo, una visión clave de la organización según los factores críticos definidos en su creación.       
• Permiten el análisis de datos “on line” y en tiempo real, a través de múltiples perspectivas: geográfica, productos, distribución, etc.; buscar patrones estadísticos significativos: relaciones entre datos, segmentación, etc., construir sistemas de información sinóptica y orientada a la alta dirección o la distribución electrónica de información a través de servidores de documentos.

Desventajas:

Un sistema de soporte de decisiones (DSS) ayuda a las personas llegar a una decisión de dar a las personas la información correcta y una respuesta sugerida; Si bien esto puede ser útil, hay varios inconvenientes. Una de las desventajas de los sistemas de soporte de decisión es que puede dejar al usuario de pensamiento y pueden promover un sesgo cognitivo. Los usuarios pueden recibir una sobrecarga de información, lo que disminuye la efectividad de toma de decisiones. Si sale mal una decisión, algunos usuarios pueden trasladar la responsabilidad sobre el DSS, en lugar de echar la culpa a ellos mismos. Programas sin suficientes datos de DSS también pueden hacer malas decisiones, porque no entienden completamente la situación. Mayoría de los usuarios DSS es gestores profesionales o responsables capacitados no para confiar en programas DSS, porque el programa está diseñado solamente para ayudar a tomar una decisión. Algunos usuarios pueden ser propensos a poner mucha confianza en el DSS, porque un equipo puede mirar los hechos sin prejuicios. Esto puede tomar hasta un extremo, y los usuarios pueden dejar pensando, eligiendo en su lugar a confiar exclusivamente en la computadora. Aunque esta es una de las desventajas de los sistemas de soporte de decisión, otra es que los usuarios pueden crear sesgos cognitivos. Por ejemplo, un pensador intuitivo y perceptivo puede resultar demasiado crítico y objetivo después de interactuar con un DSS.
Cuando los usuarios buscan una decisión de un DSS, el programa a menudo da a los usuarios información en bases de datos y gráficos para apoyar la decisión. Normalmente, si la información es fácilmente digerible, esto ayudará a los usuarios tomar decisiones informadas, porque saben todos los hechos y los datos almacenados en la base de datos DSS. Al mismo tiempo, la sobrecarga de información puede ser una de las desventajas de los sistemas de soporte de decisión. Si el DSS provee grandes bases de datos que toman horas o días para leer, los usuarios pasan más tiempo buscando sobre hechos y tratar de recordar toda la información, en lugar de tomar una decisión. Aparte de la sobrecarga de información, esto puede disminuir la efectividad de toma de decisiones.

Sin un DSS, una persona que toma una decisión equivocada puede sólo culpar a sí mismo; Esto normalmente hace que la persona a comprender qué salió mal en la decisión, por lo que puede abordar mejor una situación similar en el futuro. Programas DSS pueden compensar esta responsabilidad, sobre todo si el usuario coloca una cantidad inusual de confianza en el programa. En lugar de asignar la culpa a sí mismo, el usuario puede culpar el DSS. El crecimiento personal que podría haber ocurrido de comprender la decisión pobre puede resultar en cambio en el usuario Cómo culpar a la computadora para las deficiencias de toma de decisiones de aprendizaje.
Al igual que personas, un DSS necesita información para tomar decisiones precisas e informadas. Si un DSS es nuevo o tiene una base de datos pequeña o inexacta, puede ser propenso a la inexactitud. A menos que el DSS tiene toda la información específica necesaria para tomar una decisión, el sistema no debe ser totalmente confiable, porque cualquier decisiones o sugerencias pueden estar muy equivocadas. Esto se convierte en otra de las desventajas principales de los sistemas de soporte de decisión.